Pracovní cesty - podnikání
- Databáze informací:
Tuzemské pracovní cesty
23.2.2010, Ing. Zdenka Cardová, Ing. Jindřich Carda, Zdroj: Verlag Dashöfer
Zákoník práce pamatuje na práci vykonávanou zaměstnancem mimo pravidelné pracoviště. Při pracovní cestě je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady, které je třeba předem konkretizovat. Jak je spočítat, co do nich zahrnout a jak je zaúčtovat, se dozvíte z následujícího článku.
Popis operace:
Pracovní cestou je cesta za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Za pracovní cestu se také považuje cesta mimo místo pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady, které musí předem konkretizovat. Zaměstnavatel nemusí uvedené náhrady stanovit písemně (zejména v případě, pokud jsou práva zaměstnance na uvedené náhrady nezpochybnitelná), ale trvá-li zaměstnanec na písemném stanovení podmínek, potom tak zaměstnavatel musí učinit.
Cestovní náhrady při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště
Jízdní výdaje
Se souhlasem zaměstnavatele může zaměstnanec při pracovní cestě prakticky použít jakéhokoliv dopravního prostředku. Při použití (se souhlasem zaměstnavatele):
- hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby – přísluší náhrada v prokázané výši;
- jiného dopravního prostředku místo určeného hromadného dopravního prostředku (mimo vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) – přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek;
- místní hromadné dopravy – přísluší náhrada v prokázané výši;
- místní hromadné dopravy v obci, kde je sjednáno místo výkonu práce – přísluší náhrada v ceně jízdného platného v době konání cesty (bez prokázání);
- silničního motorového vozidla (mimo vozidla poskytnutého zaměstnavatelem) – přísluší: (základní náhrada x počet km) + (cena pohonné hmoty x množství spotřebované pohonné hmoty).
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Tato sazba základní náhrady se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem.
Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši.
Výše sazeb je stanovena jako nejnižší a přísluší zaměstnanci, jestliže nebyla sjednána nebo určena zaměstnavatelem před vysláním na pracovní cestu sazba vyšší.
Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem (viz „Cestovné a základní sazby“).
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.
Náhrada výdajů za ubytování
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
Stravné
Stravné, které poskytne zaměstnavatel zaměstnanci za každý kalendářní den je stanoveno v minimální výši.
|
Trvá-li pracovní cesta hodin:
|
||
|
5 až 12
|
déle než 12, nejvýše 18
|
déle než 18
|
|
61 Kč
|
93 Kč
|
146 Kč
|
Tato stanovená výše stravného přísluší zaměstnanci, jestliže nebylo sjednáno nebo určeno zaměstnavatelem před vysláním na pracovní cestu stravné vyšší.
Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit. Stanovena je maximální výše krácení stravného:
70 % (cesta 5–12 hodin); 35 % (cesta 12–18 hodin); 25 % (cesta déle než 18 hodin).
Pokud však zaměstnavatel předem procento krácení nesjedná anebo nestanoví, přísluší zaměstnanci stravné v plné výši.
Náhrada nutných vedlejších výdajů
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.
Souvztažnosti:
|
Č.
|
Účetní případ
|
MD
|
DAL
|
|
1.
|
Poskytnutí zálohy zaměstnanci
|
335/AÚ
|
211/AÚ
|
|
2.
|
Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem
|
512
|
333/AÚ
|
|
3.
|
Zúčtování zálohy
|
333/AÚ
|
335/AÚ
|
|
4.
|
Doplatek rozdílu z vyúčtování:
|
|
|
|
4a.
|
– záloha vyšší
|
211/AÚ
|
335/AÚ
|
|
4b.
|
– záloha nižší
|
333/AÚ
|
211/AÚ
|
Analytické účty:
Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.
Účetní doklady:
Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.
Nejčastější chyby:
Nedostatečná vnitropodniková pravidla pro pracovní cesty (stravné, jiné výdaje).
Daňové dopady:
Zákon o daních z příjmů stanoví, že předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti nejsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací. Zákoník práce v podnikatelské sféře stanoví pouze minimální limity cestovních náhrad a nezakazuje poskytování vyšších plnění. Poskytne-li však zaměstnavatel zaměstnanci vyšší náhrady, než jaké stanoví ZP pro zaměstnance neziskových organizací, půjde na straně zaměstnance o zdanitelný příjem.
Stravné pro neziskovou sféru:
|
Trvá-li pracovní cesta hodin:
|
||
|
5 až 12
|
déle než 12, nejvýše 18
|
déle než 18
|
|
61 až 73 Kč
|
93 až 112 Kč
|
146 až 174 Kč
|
Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné výdaje.
Příklad č. 1:
Zaměstnanec společnosti ABC, s. r. o., byl vyslán na tuzemskou pracovní cestu, která trvala od 8.00 do 17.00 hod. Stravné podle rozhodnutí zaměstnavatele při trvání pracovní cesty 5 až 12 hodin činí 69 Kč. Zaměstnavatel (vzhledem k podmínkám cesty) rozhodl, že poskytne zaměstnanci stravné ve výši 200 Kč.
O částku ve výši 131 Kč (200 – 69) je nutné zvýšit zdanitelný příjem zaměstnance.
Příklad č. 2:
Zaměstnanec společnosti DEF, s. r. o., byl vyslán na dvoudenní tuzemskou pracovní cestu, první den nastoupil v 8 hod. a ukončil ji druhý den v 19 hod. Na dokladu o ubytování byla uvedena částka 900 Kč za ubytování včetně snídaně (hodnota snídaně na dokladu uvedena nebyla). Na pracovní cestu jel zaměstnanec vozidlem zaměstnavatele. Byla poskytnuta záloha 1 000 Kč.
Podle vnitřního firemního předpisu je poskytováno zaměstnancům stravné v minimální výši podle zákoníku práce.
Zaměstnanci byla poskytnuta snídaně, na kterou sám finančně nepřispěl, ale zaměstnavatel předem procento krácení nesjednal ani nestanovil, přísluší tedy zaměstnanci stravné v plné výši.
Výpočet:
- stravné 93 + 146 = 239 Kč
- ubytování 900 Kč
|
Č.
|
Účetní případ
|
Kč
|
MD
|
DAL
|
|
1.
|
Poskytnutí zálohy zaměstnanci
|
1 000
|
335/AÚ
|
211/AÚ
|
|
2.
|
Vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem
|
1 136
|
512
|
333/AÚ
|
|
3.
|
Zúčtování zálohy
|
1 000
|
333/AÚ
|
335/AÚ
|
|
4.
|
Doplatek rozdílu z vyúčtování:
– záloha nižší |
136
|
333/AÚ
|
211/AÚ
|
Text k jednotlivým účetním případům má pevně stanovenou strukturu. U každého účetního případu je upozornění na upravující právní předpisy. Účetní operace jsou srozumitelně popsány a vysvětleny. Zaúčtování je pro přehlednost provedeno v tabulkách. Řada názorných příkladů účtování blíže dovysvětlí. V závěru kapitoly je upozornění na nejčastější chyby, jež se v praxi vyskytují. A nakonec ukážeme, jaké daňové dopady může mít účetní případ na Vaše firemní účetnictví a v konečném důsledku i na Vaši finanční situaci.
Právní úprava:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 2 odst. 4, § 42, § 151 až § 190
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
- zejména § 6 odst. 7 písm. a), § 24 odst. 2 písm. zh)
- Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů
- ČÚS pro podnikatele
- č. 017 Zúčtovací vztahy
- č. 019 Náklady a výnosy
- Pokyn D-300, zejména – k § 24 odst. 2 bod 22. až 28. a bod 33.